OPTIMIZACIÓN Y AUTOMATIZACIÓN (WORKFLOW)

La Optimización y automatización de procesos empresariales garantizan reducción de costes, eliminación cuellos de botella, medidas correctoras,  controles de seguridad y aumenta la productividad.

Todas las organizaciones requieren de la definición y ejecución del conjunto de tareas, ejecutadas por los distintos miembros, para la consecución de un mismo objetivo.

La automatización de procesos empresariales de GitDoc vincula personas en multitud de localizaciones, documentos y servicios electrónicos. Permite acortar los procesos y compartir las cargas de trabajo.

Las herramientas de automatización de procesos de GitDoc,  permite la definición, administración y control de los flujos de trabajo y la automatización de procesos empresariales “workflow” aportando:

  • Una importante reducción de costes.
  • Agilización de los procesos y eliminación de los cuellos de botella.
  • La puesta en marcha de medidas correctoras.
  • Los controles de seguridad y las garantías de su ejecución.

 

Diseño

  • Ordenamiento secuencial o en paralelo de las tareas.
  • Planificación gráfica de rutas por el organigrama de la empresa.
  • Asignación automática de los usuarios a los que se adjudican las tareas.
  • Asignación de recursos a las mismas.Soportes digitales

 

Puesta en marcha

  • Inicio del proceso. La ejecución se puede iniciar desde la captura de un documento, desde los resultados de una consulta o desde la selección de la tarea por el usuario.
  • Ejecución del enrutamiento.
  • Gestión, creación, edición, visualización, autorización, firma o eliminación por parte del usuario.

 

Ejecución

  • Envío de avisos de las actividades de su responsabilidad.
  • Control de estados.
  • Definición y control de alertas.
  • Consulta de procedimientos on-line para cada instancia de proceso.

 

Seguimiento

  • Permite el conocimiento del estado de los procesos.

 

Gestión de procesos

  • Creación y evaluación métrica de tiempo, costes y calidad del proceso.
  • Los procesos quedan registrados, lo que permite la elaboración de históricos.

 

Facilidad de personalización

La configuración y personalización de la aplicación se realizan utilizando los módulos de administración, posibilitando la creación de un entorno a medida en consonancia con las necesidades del usuario.

 

Implantación y conectividad

Nuestro enfoque, basado en una metodología propia, se adapta a la naturaleza de este tipo de proyectos, y a las características técnicas y funcionales de la solución.

Sus herramientas de última generación permiten la rápida implantación y conectividad con el resto de los sistemas de la empresa.

 

Seguridad

Esta aplicación permite el seguimiento de cualquier documento y la trazabilidad de todas las incidencias, para medir la calidad del trabajo y garantizar el conocimiento de quién, cuando, qué se ha hecho y quién lo ha autorizado en todo momento.  Identificación mediante certificados digitales y firma electrónica de documentos, lo que proporciona la máxima seguridad.

 

Flujos de trabajo

La actividad diaria de las organizaciones implica la definición y ejecución de flujos de trabajo o workflows, es decir, un conjunto de tareas ejecutadas de forma secuencial o en paralelo por distintos miembros para la consecución de un mismo objetivo.

Los flujos de trabajo de muchas de estas organizaciones incluyen en su secuencia de tareas la gestión de documentos, como por ejemplo: la generación y aprobación de órdenes de compra, autorizaciones de notas de pedido, aprobaciones de crédito, procesos de reclamaciones, pago de facturas de proveedores, etc.

Este tipo de tareas se llevan a cabo normalmente de forma manual empleándose una gran cantidad de horas en trabajos administrativos (e incurriendo en grandes costes de explotación) debido al volumen masivo de documentos a manejar, la alta dependencia de papel, el traslado de información entre personas, la falta de conocimiento de los procesos de la empresa o la dificultad para medir el cumplimiento de estándares y costos involucrados.

Esto implica una ejecución lenta y sin un control fiable sobre la misma, en un entorno con demandas crecientes de competitividad, calidad y servicio al cliente; mejora continua de los procesos; mejor coordinación, comunicación y cooperación; mayor agilidad y flexibilidad de los sistemas que soportan el negocio.

 La amplia experiencia de nuestra empresa en la gestión de procesos empresariales, nos permite contar con una solución capaz de satisfacer las mencionadas necesidades de nuestros clientes, automatizando el intercambio de información entre los participantes y de acuerdo a las reglas de negocio establecidas. Con la solución GITDOC la gestión de aquellos procesos que requieren el intercambio y revisión de documentos por distintas personas se puede automatizar, facilitando la gestión y el control de la información.

De esta forma, se evita tener que manejar grandes volúmenes de papel, logrando un conocimiento real de los costes y su reducción respecto a los procesos manuales, permite una visión global de los procesos corporativos, un mejor entendimiento del negocio y el control total del cumplimiento de estándares.

Por otra parte, la monitorización proporciona la información necesaria acerca de la eficiencia de los procesos para poder poner en marcha medidas correctoras, agilizar los procesos, eliminar cuellos de botella, redefinir controles de seguridad y garantizar la ejecución de los mismos.

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