CUSTODIA SEGURA DE ARCHIVOS FÍSICOS

Instalaciones con tecnología de vanguardia y que cumplen con estrictas medidas de seguridad

GitDoc ofrece  servicios especializados de gestión y custodia de documentación física en las instalaciones propiedad de GitDoc, con una capacidad de más de 500.000 contenedores, las cuales están dotadas de tecnología de vanguardia y que cumplen con unas estrictas medidas de seguridad: acceso biométrico, vigilancia, detectores de humo y temperatura, sistemas de supresión de gas, Video cámaras conectadas a central etc..

Garantizando con ello salvaguardar el archivo de su empresa y reducir el espacio físico en sus instalaciones, garantizando en todo momento el  acceso a la documentación.

Análisis de procesos y tratamiento de documentos: GitDoc a través de un responsable en documentación realizara el análisis de procesos en cada área de actividad con un posterior diagnostico de la situación real del sistema de gestión documental, determinando el tratamiento de los documentos en el proceso de custodia documental.

Etiquetado con códigos de barras: Cada bulto es identificado con una etiqueta con código de barras la cual se utiliza para garantizar la trazabilidad del bulto en toda la cadena de custodia.

Trasvase y referenciación de la documentación: El personal de GitDoc se desplaza a las instalaciones del cliente y se ocupan del trasvase de la documentación del cliente a los contenedores, opcionalmente se puede realizar el inventario por lomos de AZ´s en las instalaciones del cliente.

Transporte: Le organizamos la recogida de la documentación con medios propios en cualquier lugar de la geografía Española, independientemente que este ubicada en un único Centro o en diferentes puntos.. 

 

Control de entrada del archivo en instalaciones GitDoc: En el momento de realizar la entrada en los almacenes de Grupo GitDoc, nuestro personal recepciona el pedido y verifica la entrada de todos los bultos a través del código de barras que se utilizo en la recogida.

Grabación Inventario: Una vez definidos todos los criterios de clasificación (Contenedor, Az o Documento) y su referenciación, se realizara un inventario que permita la identificación de la unidad documental,  de toda esta información se generará una documentación de la que quedará reflejo en las Bases de Datos, para su posterior consulta a través del portal Web de GitDoc, Así mismo se le facilitará al cliente, si lo solicita, una copia impresa de la misma.

Alta en centro de custodia – Etiquetado: GitDoc asignará una nueva etiqueta con código de barras que indica su ubicación definitiva en el centro de custodia, esta etiqueta puede incluir tecnología RDFI.

Consulta de archivo físico: Las consultas se solicitarán por correo electrónico o a través del acceso Web en el portal de GitDoc solamente por personas autorizadas por el cliente, a las cuales se les asignara un usuario y claves de acceso. Las peticiones de documentación se pueden enviar mediante transporte propio si existe necesidad de la documentación original o digitalizar los documentos, en este caso los documentos se pueden visualizar y descargar a través del acceso Web en el portal de GitDoc.

Expurgo y destrucción certificada de documentación: El cliente indicara los plazos de custodia de cada tipología documental, así el sistema informático controla con una periodicidad anual, el vencimiento de las mismas. Para aquellos clientes que lo solicitan, GitDoc ofrece el servicio de destrucción confidencial y certificada de documentación.

Auditoria Documental: A través de una selección aleatoria o de criterios facilitados por el cliente GitDoc realizara el servicio de Auditoría Documental sobre una muestra de la documentación gestionada.

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