SERVICIOS DE GESTIÓN DE ARCHIVOS

EXTERNALIZAR SUS FONDOS DOCUMENTALES LE PERMITIRÁ MEJORAR EN EFICACIA Y PRODUCTIVIDAD ADEMAS DE PROTEGER LOS ARCHIVOS DE SU EMPRESA

El conocimiento de las necesidades, la experiencia adquirida en el trabajo codo con codo junto a nuestros clientes, unido con el constante seguimiento de las normas, avalan a GitDoc en la prestación de servicios  en  proyectos de gestión de archivos y organización de la información`(física y/o electrónica).

GitDoc le asesora en la optimización de sus procesos de gestión de su archivo, ofreciendo el servicio de externalización de sus fondos documentales (conservación de documentos y gestión de información), el cual le permitirá mejorar en eficacia y productividad así como en seguridad y confidencialidad, además de reducir significativamente sus costes de conservación.

Para ello realizaremos una consultoría inicial en la cual se tendrán en cuenta los siguientes aspectos:

Expurgos: Documentación Activa, Pasiva, Destrucción:

Documentación  Activa

Digitalización  de Documentos: Se analizan las tipologías documentales para determinar si se debe utilizar una digitalización bajo demanda, o digitalización total del archivo si lo requiere.

Se determinaran los criterios de clasificación (indexación) para facilitar y agilizar su búsqueda

Si la documentación es activa, es decir documentos que se consultan frecuentemente, se puede optar por  realizar un inventario a nivel de documento y solicitar la digitalización bajo petición a través del portal Web GitDoc.

Documentación  Pasiva

Si por el contrario la documentación es pasiva el inventario se suele realizar por AZ o contenedor  y la digitalización se realiza siempre bajo demanda.

 

Documentación a Destruir

Los operarios de GitDoc evaluaran la documentación del archivo para determinar la destrucción de una parte de está según criterios facilitados por el cliente.

Se identifican los contenedores con etiqueta especial que indica la destrucción y se solicita la autorización correspondiente.

 

 

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