SISTEMA DE DIGITALIZACIÓN CERTIFICADO POR AEAT

Proceso de digitalización certificada de facturas

Hoy en día la gran mayoría de las facturas recibidas por una organización tienen formato papel. Su gestión es complicada y el original de estas facturas ha de conservarse durante un periodo de tiempo determinado.  Actualmente, la tecnología posibilita que se puedan digitalizar las facturas para su archivo y consulta remota. Además, la legislación ha dado un gran paso (Resolución de 24 de octubre de 2007 de la Agencia Estatal de Administración Tributaria) que da validez legal a las facturas recibidas en papel si, previamente, se ha realizado un proceso de digitalización certificada que obtiene copias digitales firmadas electrónicamente
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Nuestro software GitDoc.Cert homologado por AEAT permite añadir una firma electrónica en el momento de la digitalización aportando validez legal al documento digitalizado.Gestión, Digitalización certificada y Control de flujos de facturas recibidas.

El proceso de contabilización y aprobación de pagos de las facturas recibidas es muy importante para cualquier empresa y consume una gran cantidad de recursos. Ser capaz de recoger los datos sin errores y generar facturas digitales de acuerdo a los procedimientos establecidos por la AEAT permite liberar gran parte de los recursos y garantiza una absoluta fiabilidad de los datos.

La solución GITDOC se integra de una manera no intrusiva con el ERP de cualquier compañía y permite controlar el flujo completo de las facturas recibidas.. Además, si se requiere, posibilita el acceso a la información de modo seguro y en cualquier lugar a través de su Portal Web.

 

Beneficios aportados

Ahorro de costes, permitiendo que menos recursos sean capaces de gestionar más documentos.

  • Facilidad en los procesos de auditoría, mediante la accesibilidad y manejo inmediato de la información.
 
  • Mayor seguridad en la custodia de los documentos. Los documentos digitalizados cuentan con copias de respaldo que garantizan su perdurabilidad en el tiempo.
 
  • Menor probabilidad de falsificación, al incorporar la firma electrónica, la factura electrónica garantiza su autenticidad.
 
  • Eliminación de espacios para almacenar documentos históricos.
 
  • Procesos administrativos más rápidos y eficientes, evitando el riesgo de que algún documento pueda quedarse traspapelado.
 
  • A diferencia de la factura electrónica, en este caso no es necesaria la implicación del  proveedor.

 

Outsourcing de la gestión de facturas recibidas

Al existir la posibilidad de certificar las facturas con una firma electrónica, externalizar la gestión de las facturas recibidas  ofrece de inmediato un gran ahorro de costes y recursos sin la necesidad de acometer ningún tipo de inversión.

Con los servicios ofertados por GitDoc su organización dispondrá de una  solución integral para digitalizar certificadamente sus facturas y cubrir totalmente el flujo de su gestión. Nos encargaremos del ciclo completo, desde la recogida en sus instalaciones  hasta la integración en los sistemas informáticos de su organización.

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